Was IT-Leasing wirklich kostet – inkl. Vergleich mit Kauf

Die Kostenfrage – einfacher gestellt als beantwortet

Wenn die Geschäftsführung fragt: „Was kostet Leasing eigentlich – und ist es nicht am Ende teurer als Kaufen?“ braucht es mehr als den Vergleich zweier Zahlen. Denn oft werden nur Anschaffungskosten gegenübergestellt – nicht aber der interne Aufwand für Zins, Betrieb, Support, Rücknahme oder Entsorgung. 

Ein realistischer Kostenvergleich betrachtet den gesamten Lebenszyklus der Geräte – und genau dabei zeigt sich: IT-Leasing mit Zusatzleistungen entlastet nicht nur operativ, sondern auch finanziell.

Warum reine Kaufvergleiche in die Irre führen

Im klassischen Vergleich sieht Kauf auf den ersten Blick oft günstiger aus. Aber:

• Support- und Rückgabekosten werden oft nicht kalkuliert.
• interner Aufwand für Austausch, Dokumentation oder Altgeräteverwaltung.
• Investitionsspitzen und Zinsaufwand belasten Budgets, statt sie zu glätten.
• Fehlende Standardisierung führt zu Wildwuchs – mit indirekten Kosten für Verwaltung, Schulung, Sicherheit.

Gerade diese versteckten Posten schlagen in der Realität zu Buche – und werden im Einkauf häufig unterschätzt.

Leasing mit Services – was wirklich in der Rate enthalten ist

Value-added Leasing bedeutet nicht nur monatliche Raten – sondern:

• Lieferung und Konfiguration
• Garantieerweiterung
• Versicherung
• Kostenstellenverrechnung
• Wartung
• Asset-Management
• Austauschlogistik und hardwarenahe Dienstleistungen
• Rücknahme & zertifizierte Datenlöschung
• Dokumentation für Compliance & ESG
• Support-Entlastung bei Schäden oder Reparaturen

Diese Aufzählung entspricht dem Leistungsumfang, der typischerweise in Value-added-Leasing-Modellen enthalten sein kann.

CapEx vs. OpEx – warum das für Ihr Unternehmen relevant ist

Ein weiterer Vorteil: Leasingraten fallen unter OpEx (operative Kosten) statt unter CapEx (Investitionen). Das bedeutet:

• besser planbare Budgets
• keine aufwändigen Abschreibungen
• höherer Handlungsspielraum bei Projektänderungen
• einfachere Genehmigungsprozesse

Gerade in Mittelstandsunternehmen mit begrenztem Ressourcen kann Value-added Leasing schnellere Entscheidungen und höhere Flexibilität ermöglichen.

Rechenbeispiel – realistisch kalkuliert

Wir gehen in unserem Beispiel davon aus, dass die folgenden Services bei einem Kaufmodell intern abgewickelt werden – oft teurer und weniger planbar.

Szenario: 300 Mitarbeiter, IT-Ausstattung im 3-Jahres-Zyklus

Vergleich über 3 Jahre – typische Komponenten:

Kostenfaktor	Kaufmodell	Value-added Leasing
Anschaffungskosten	300.000 €	0 € (in Rate enthalten)
Interne Zinskosten (WACC 8,3 %)	37.600 €	inklusive
Konfiguration & Rollout	22.500 €	inklusive
Datenlöschung & Entsorgung	9.000 €	inklusive
Interner Koordinationsaufwand	3.000 €	entfällt
Gesamtkosten über 3 Jahre	372.100 €	333.400 €¹

¹ Richtwert – je nach Anbieter & Leistungsumfang.

Ergebnis: Leasing mit Services ist nicht nur planbarer – sondern auch wirtschaftlicher, auch ohne Einbezug von Opportunitätskosten.

Wie Sie den Vergleich praktisch angehen - 4 Schritte

1. Gesamtkosten erfassen: Sammeln Sie alle internen Kosten, nicht nur Anschaffungspreise.
2. Leistungsumfang definieren: Listen Sie auf, welche Services im Leasing enthalten sein sollen.
3. Pilot-Rechnung erstellen: Rechnen Sie mindestens ein realistisches Szenario (z.B. 3 Jahre).
4. Vertrags- und Reporting-Kriterien festlegen: Dokumentation, Löschnachweise, Reaktionszeiten.

Fazit – Günstiger als gedacht, sicherer als gehofft

Die Frage ist nicht nur: „Was kostet Leasing pro Monat?“ – sondern: „Was sparen wir an Zeit, Aufwand und versteckten Kosten?“ 

Wer nur auf den Kaufpreis schaut, ignoriert die wahren Kosten des Betriebs.  

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