Wer übernimmt was? Klare Aufgabenteilung im IT-Leasing

Warum Klarheit bei Zuständigkeiten entscheidend ist

Wenn Unternehmen auf Value-added-Leasing umstellen, endet die Diskussion nicht bei der Finanzierung: Sie beginnt bei Zuständigkeiten. Unklare Rollen führen zu Reibung, Verzögerungen und Verantwortungs-Lücken – insbesondere dann, wenn mehrere Abteilungen (IT, Einkauf, Datenschutz, Controlling) beteiligt sind. Eine transparente Aufgabenteilung schafft dagegen Sicherheit und beschleunigt Entscheidungen. 

In diesem Artikel erklären wir die Abgrenzung zwischen klassischem und Value-added-Leasing, welche operativen Aufgaben Sie an einen Anbieter übergeben können, welche Kernaufgaben intern bleiben sollten und wie Sie die Aufgabenverteilung praktisch dokumentieren und vertraglich absichern.

Abgrenzung – klassisches Leasing vs. Value-added-Leasing

Klassisches Leasing konzentriert sich in erster Linie auf Finanzierung, Laufzeit und Rückgabebedingungen. Value-added-Leasing geht deutlich weiter: Es kombiniert Finanzierung mit optionalen Services, die den IT-Alltag entlasten.

Kurz zusammengefasst:

• Klassisch: Raten, Laufzeit, Rückgabe
• Value-added: Zusätzliche Services – z. B. Konfiguration, Logistik, Datenlöschung, Asset-Management inkl. Kostenstellenverteilung, Wiedervermarktung und Dokumentation

Diese Abgrenzung ist wichtig, weil sie den Umfang der externen Verantwortung definiert. Unternehmen, die nur die Rate betrachten, übersehen häufig die operativen Vorteile, die echte Entlastung bringen. 

Was Sie operativ abgeben können (konkret)

Value-added-Leasing kann eine Vielzahl operativer Aufgaben übernehmen – typischerweise:

• Konfiguration & Imaging
  In Zusammenarbeit mit unseren Partnern ist eine Vorinstallation des Betriebssystems, der erforderlichen Tools und der Sicherheits-Baselines nach Ihren Vorgaben möglich.
• Lieferung & Austauschlogistik
  Planung von Rollout-Terminen, koordinierte Lieferung an verschiedene Standorte, Lieferung von Ersatzgeräten bei Ausfall.
• Rücknahme & zertifizierte Datenlöschung inkl. Dokumentation
  DSGVO-konforme Löschung, Nachweisdokumentation, Übergabeprotokolle.
• Garantieerweiterung & Wartungspakete
  Optionale SLA-Erweiterungen, Vor-Ort-Support, regelmäßige Wartungszyklen.
• Versicherung & Schadensmanagement
  Geräteschutz, Schadensmeldung und -abwicklung, Ersatzlieferungen.
• Kostenstellenverrechnung & Abrechnungsunterstützung
  Aufbereitung von Reports zur Verteilung der Leasingkosten auf Kostenträger.
• Asset-Management & Bestandsführung
  Digitale Erfassung, Tracking (Inventar, Seriennummern, Vertragslaufzeiten), offene API-Schnittstellen zur Anbindung an Ihr System.

Praktisch heißt das: Viele wiederkehrende, administrative Aufgaben entfallen für Ihr Team – die Steuerung, Definitionen und Abnahme bleiben jedoch bei Ihnen.

Was intern bleiben sollte – Governance, Standards, Auswahl

Trotz operativer Auslagerung verbleiben Kernbereiche intern. Diese Aufgaben sichern Ihre technische Kontrolle und Compliance:

• Governance & Richtlinien: IT-Strategie, Sicherheitsrichtlinien, Freigabeprozesse.
• Standards & Konfigurationseckpunkte: Welche Standardimages, Sicherheitsstandards und Modellpaletten zugelassen sind.
• Geräteauswahl & Herstellerentscheidungen: Bewahrung der Beschaffungsqualität und Kompatibilität mit bestehender Infrastruktur.
• Abnahmepflichten: Finaler Test der Geräte nach Lieferung, Autorisierung zur Inbetriebnahme.
• Rechts- und Datenschutzverantwortung: Prüfungen und Freigaben (auch wenn die Löschung extern erfolgt).
• Budgetüberwachung: Genehmigung von Budgets, Kontrolle von Rechnungen.

Die klare Trennung sorgt dafür, dass Sie operative Lasten reduzieren – ohne die strategische Leitung aus der Hand zu geben.

Wie Sie die Aufgabenverteilung praktisch regeln – 4 Handlungsschritte

1. Service-Scope definieren: Legen vorab fest, welche Services erforderlich sind.
2. Schnittstellen dokumentieren: API-Zugriffe, Übergabeformate, Verantwortliche in beiden Organisationen.
3. Test-Rollout möglich: Pilot mit einem Bereich oder 50–100 Geräten; Lessons learned dokumentieren.
4. Vertragliche Absicherung: Definition von Leistungs- und Nachweispflichten.

Fazit: Entlastung operativ – Kontrolle strategisch

Value-added-Leasing bietet die Chance, wieder Ressourcen für strategische IT-Themen freizusetzen – ohne die strategische Kontrolle zu verlieren. Die Voraussetzung ist eine saubere, vertraglich abgesicherte Aufgabenverteilung: was der Anbieter verlässlich liefert und welche Kernaufgaben Sie behalten.

Sie möchten wissen, wie ein IT-Leasing-Projekt mit klarer Aufgabenverteilung in der Praxis aussieht? Sprechen Sie mit uns über Ihre aktuelle Situation.