02.07.2025
Lesedauer
5 min

Altgeräte entsorgen ohne Chaos – Wie IT-Teams durch Leasing entlastet werden

Erfahren Sie, wie Sie mit Value-added-Leasing Rücknahme, Datenlöschung und Dokumentation sicher auslagern und Ihre IT spürbar entlasten.
Von
Sascha Krautmann
Senior Financial Consultant
Inhaltsverzeichnis

Was passiert mit ausgedienten Geräten?

Wenn neue Geräte kommen, bleiben die alten oft erst einmal „irgendwo“. In vielen Unternehmen türmen sich Altgeräte in Schränken, Kellern oder Lagerflächen – teils mit sensiblen Daten, teils ohne klaren Prozess zur Entsorgung. Das kostet nicht nur Platz, sondern vor allem Zeit, Nerven und im Worst Case sogar Compliance-Strafen.

Dabei lässt sich auch diese Aufgabe strukturiert und sicher auslagern – durch Value-added-Leasing mit definierten Rücknahme- und Löschprozessen.

Warum Altgeräteverwaltung so oft unterschätzt wird

In vielen IT-Abteilungen läuft die Altgeräte-Entsorgung nebenher – oder gar nicht. Typische Probleme:

  • keine zentrale Übersicht über Altgeräte
  • fehlende Zuständigkeiten für Rückgabe oder Löschung
  • Geräte mit Altbeständen wandern „intern weiter“
  • ESG-Vorgaben bleiben unberücksichtigt
  • Datenschutzrisiken durch fehlende Dokumentation

„Ich will kein Chaos, wenn was zurückkommt oder kaputtgeht.“ – so formulieren viele IT-Leiter ihre Sorge.

Was bei Value-added-Leasing automatisch übernommen wird

Ein guter Leasinganbieter übernimmt den gesamten Rückgabeprozess – vertraglich definiert, nachvollziehbar dokumentiert:

  • Rücknahme der Geräte zum vereinbarten Zeitpunkt
  • Zertifizierte Datenlöschung nach DSGVO-Vorgaben
  • Dokumentation aller Prozesse – revisionssicher
  • Umweltgerechte Entsorgung oder Wiedervermarktung

Beispiel aus der Praxis – Entlastung in Zahlen

Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern hatte über 300 nicht dokumentierte Altgeräte im Umlauf – teils mit hoch sensiblen Daten. Durch die Umstellung auf Value-added-Leasing wurden:

  • Rücknahme- und Entsorgungsprozesse automatisiert
  • Altgerätebestände vollständig digital erfasst
  • gemittelt 6 % monatlicher Aufwand im IT-Team eingespart
  • interne Compliance-Vorgaben vollständig abgedeckt und somit persönliche Haftungsszenarien reduziert

Interne Prozesse vs. externe Lösungen – was lohnt sich?

Interner Aufwand:

  • Geräte einsammeln
  • Zustand prüfen
  • Daten löschen (manuell) und revisionssicher dokumentieren
  • Übergabe dokumentieren
  • Entsorgung organisieren
  • Rückfragen klären

 

Externe Lösung:

  • Organisierte Rücknahme durch den Anbieter
  • BSI-konforme Datenlöschung mit Nachweis
  • Dokumentation für Revision & ESG 

Der Unterschied: Deutlich weniger operativer Aufwand – bei maximaler Sicherheit.

Fazit – Aufräumen ohne Aufwand

Altgeräteverwaltung ist kein Nebenthema – sondern ein versteckter Ressourcenfresser mit rechtlichen Risiken. Wer den Rückgabeprozess systematisiert und mit einem passenden Leasingmodell verknüpft, gewinnt auf allen Ebenen:

  • weniger Aufwand
  • mehr Sicherheit
  • kein internes Nachverfolgen mehr

Moderne IT-Teams investieren keine Zeit in Altlasten – sie lagern sie aus.

 

Sie möchten Ihre Rückgabeprozesse vereinfachen und rechtssicher gestalten? Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie ein strukturierter Rücknahmeprozess in Ihrem Unternehmen aussehen kann.

Sascha
Sascha Krautmann
Senior Financial Consultant

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