Leasinganbieter wechseln
IT-Leasing ist zwar etabliert, doch die Vertragsstruktur, die Asset-Transparenz und die Lifecycle-Prozesse entsprechen nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Ein Wechsel des Anbieters oder zumindest ein Vergleich mit Alternativen zum aktuellen IT-Leasinganbieter soll dazu dienen, künftige Leasingprojekte besser an technische Standards, interne Abläufe und wirtschaftliche Anforderungen anzupassen. Das nachfolgende Szenario zeigt beispielhaft, wie ein solcher Wechsel oder Vergleich vorbereitet werden kann. Aus Vertraulichkeitsgründen werden keine konkreten Kundennamen oder Projektdaten genannt.
Die typische Ausgangslage
Das Unternehmen least bereits einen größeren IT-Bestand. Die Vertragsdaten, Mietscheine und Asset-Informationen müssen jedoch mit zusätzlichem Aufwand zusammengeführt werden. Änderungen am Gerätebestand oder an Laufzeiten sind nur schwer möglich.
Zudem stehen neue Investitionen oder Austausch-Projekte an. Die IT möchte Standards und Lieferanten selbst steuern, während die Finanzabteilung mehr Transparenz über Verpflichtungen und künftige Kosten wünscht.
Warum die bestehende Anbieterstruktur an ihre Grenzen stößt
Aus Sicht der IT
Unklare Zuständigkeiten, aufwendige Vertragsänderungen und Rückgabeprozesse binden Zeit. Ein neuer Anbieter darf weder zusätzliche Bürokratie schaffen noch in die Geräteauswahl und die Standards eingreifen.
Aus Sicht der Finanzabteilung
Bestehende Verpflichtungen, Laufzeiten und Kosten müssen nachvollziehbar bleiben. Der Übergang darf keine unübersichtlichen Parallelstrukturen erzeugen.
Was die neue Lösung leisten muss
- bestehende Verträge, Laufzeiten und anstehende Entscheidungen transparent einordnen
- technische Steuerung und Geräteauswahl vollständig bei der IT belassen
- bestehende Verpflichtungen und neue Leasingprojekte sauber voneinander abgrenzen
- künftige Laufzeiten, Services, Refresh und Rückgabe passend zur Nutzung strukturieren
- Asset- und Vertragsdaten im neuen Modell übersichtlich steuerbar machen
Der Lösungsansatz: Den Anbieterwechsel als schrittweisen Übergang planen
Zu Beginn betrachten wir die Vertrags- und IT-Asset-Landschaft sowie die Schwachstellen. Während die IT weiterhin Geräte, Standards und Anforderungen definiert, beraten wir Sie dazu, wie das künftige Leasingmodell diese Vorgaben unterstützt.
Ein Wechsel muss nicht an einem bestimmten Stichtag erfolgen. Bestehende Verträge werden nach Laufzeiten, Rückgaberegeln und offenen Lifecycle-Schritten geordnet. Für neue Investitionen wird eine Zielstruktur entwickelt.
So kann der Projektablauf aussehen
- Aufnahme der bestehenden Leasingstruktur
Dabei werden Verträge, Mietscheine, Laufzeiten, Asset-Zuordnungen und anstehende Rückgaben zusammengeführt. Gleichzeitig wird geklärt, wo heute operativer oder wirtschaftlicher Aufwand entsteht. - Zielbild für das neue Modell festlegen
Die IT-Abteilung, die Finanzabteilung und der Einkauf definieren, welche Anforderungen das künftige Leasingmodell erfüllen muss. Technische Standards und Geräteentscheidungen bleiben weiterhin Aufgabe des Unternehmens. - Übergang nach Laufzeiten und Projekten strukturieren
Bestehende Verpflichtungen und neue Beschaffungen werden dabei zeitlich getrennt betrachtet. So lässt sich planen, welche neuen Projekte bereits über Columbus Leasing laufen und welche Altverträge zunächst nach ihren bestehenden Bedingungen weitergeführt werden. - Neue Leasingprojekte im Zielmodell umsetzen
Neue Investitionen werden mit den vereinbarten Laufzeiten, Vertragsbausteinen und Services umgesetzt. Rollout- oder Austauschphasen können berücksichtigt werden, sofern sie zum Projekt passen. - Transparenz und Lifecycle im neuen Modell aufbauen
Für neue Leasingobjekte können Vertrags- und Asset-Daten über die WORKBENCH-Plattform bis auf Seriennummernebene verwaltet werden. Austausch, Rückgabe und weitere Lifecycle-Schritte werden frühzeitig vorbereitet.
Das daraus resultierende Ergebnis
Nach dem Anbieterwechsel ist eine klarere Struktur entscheidend: Technische Entscheidungen bleiben intern, während die Vertragssteuerung, die Transparenz und der Lifecycle stärker auf die tatsächlichen Abläufe abgestimmt werden.
Typischerweise entsteht dadurch eine Struktur, in der:
- bestehende Verträge und neue Leasingprojekte sauber voneinander abgegrenzt werden, statt alles gleichzeitig umstellen zu müssen.
- die IT weiterhin Geräte, Hersteller, technische Anforderungen und Standards festlegt.
- künftige Vertragsmodelle gezielter auf Laufzeiten, Rollout, Austausch und Rückgabe ausgerichtet werden können.
- Vertrags- und Asset-Daten im neuen Modell transparenter zusammengeführt werden können.
- Austausch- und Rückgabeentscheidungen früher sichtbar und planbarer werden.
- Services werden nur dort eingebunden werden, wo sie den internen Prozess verbessern.
Der Wert eines Anbieterwechsels entsteht dort, wo die Vertragsstruktur, die Transparenz und der Lifecycle besser zur technischen und organisatorischen Realität passen.
Unsere Leistungen in diesem Praxisfall
Wenn Sie bereits IT leasen und überlegen, ob ein anderer Anbieter Ihre Anforderungen an Vertragsstruktur, Transparenz und Lifecycle besser erfüllen kann, dann lassen Sie uns gerne gemeinsam Ihre Ausgangssituation sowie einen möglichen Übergang oder Vergleich durchsprechen.