Wie organisiere ich einen Rollout?

Ein IT-Rollout wird immer dann notwendig, wenn neue Hardware oder eine neue Technologie im Unternehmen Einzug halten soll. Das kann eine bestimmte Gruppe oder alle Mitarbeiter betreffen. Um einen Rollout erfolgreich und schnell durchzuführen, sind einige wichtige Punkte im Vorfeld zu beachten.
Mit der richtigen Planung reduzieren Sie am Rollout-Tag nicht nur die Dauer des Rollouts sondern auch die Ausfallzeiten der Mitarbeiter auf ein nicht spürbares Minimum. So bleiben die betroffenen Personen arbeitsfähig und effizient, was sich wiederum positiv auf den finanziellen Aspekt auswirkt. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst, damit Ihr IT-Rollout zum Erfolg wird.
Die Planungsphase ist entscheidend für den Erfolg des IT-Rollouts. Hier werden Ziele definiert, Ressourcen zugewiesen und ein detaillierter Plan erstellt. Zunächst muss der Scope definiert werden. Welche Geräte/Technologien werden an welche User ausgerollt. Unter Umständen und je nach Größe, kann auch ein schritt- oder phasenweiser Rollout in Betracht kommen. Alle betroffenen Abteilungen müssen umfassend informiert und über den genauen Ablauf und ihre Aufgaben im Bilde sein. Achtung, ggf. müssen neue/geänderte Prozesse implementiert werden. Als nächstes wird ein Schulungs- und Kommunikationsplan erstellt, so dass jeder betroffene User ausreichend geschult und frühzeitig informiert wird, wann und was er am Rollout-Tag zu tun hat. Die IT-Hotline sollte in der Rollout-Woche mit zusätzlichen Ressourcen besetzt sein. Zum Abschluss der Planungsphase, kann ein Testlauf mit mehreren Geräten durchgeführt werden, um etwaige Schwachstellen oder Fehlplanungen korrigieren zu können.
Tipp: Urlaubs- und Abwesenheitszeiten aller betroffenen Abteilungen prüfen und den Rollout Plan ggf. anpassen.
Bevor die neue Hardware ausgerollt wurde, sollte jeder betroffene Mitarbeiter umfassend geschult sein. Ist eine neue Software/Technologie Teil des Rollouts, können vorab sogenannte Keyuser ausgebildet werden, um die interne IT-Support-Hotline während den ersten Wochen, zu entlasten.
Die Schulungen der Mitarbeiter und Keyuser können von einfachen Handouts oder kurzen Schulungsvideos bis zu einer länger andauernden Schulungsserie reichen. Die Akzeptanz einer neuen Technologie hängt maßgeblich von den Schulungen und der Einführung ab. Umso mehr Verständnis auf Seiten der Mitarbeiter herrscht, desto positiver wird eine neue Technologie wahrgenommen. Daher ist es äußert wichtig, Schulungsmaßnahmen je nach Art und Umfang der neuen Technologie, ausreichend zu bemessen.
Parallel zu den Mitarbeitern, müssen technische Vorbereitungen und Planungen stattfinden. Die neue Technologie muss auf eine fehlerfreie Funktion geprüft und der strategischer Backup-Plan erstellt werden. Zu diesem Zeitpunkt kann auch der Testlauf des Rollouts und des Backup-Plans organisiert werden. Umso früher die Tests stattfinden, desto leichter und umfassender können etwaige Fehler korrigiert werden. Z.B. Änderung der Schulungsinhalte für Mitarbeiter, Änderung des Backup-Plans, Anpassungen der Vorgehensweise beim Rollout oder die Behebung von Bugs.
Der Tag des Rollouts beginnt mit einem kurzen Briefing aller mitwirkenden Abteilungen. Kommunikationswege (z.B. eigener Teams Kanal) müssen vorhanden sein, so dass im Bedarfsfall alle Beteiligten schnell informiert werden können. Im Anschluss kann der Rollout beginnen. Der Fokus liegt auf einer reibungslosen Umsetzung, so dass alle Mitarbeiter unterbrechungsfrei arbeiten können. Der Fortschritt wird von einer zentralen Stelle in Echtzeit überwacht und regelmäßig kommuniziert. Etwaige Probleme sollten genau dokumentiert werden. Dies dient zur Verbesserung und als Grundlage für zukünftige Rollouts.
Nachdem der Rollout abgeschlossen ist, wird nochmals geprüft, dass alle Geräte ausgerollt sind bzw. die Technologie auf allen Geräten korrekt installiert wurde. Während des Rollouts aufgetretene Fehler können nun mit den IT-Verantwortlichen besprochen und Maßnahmen zur Verbesserung beschlossen werden. Alle gewonnen Informationen und Verbesserungen, sollten in einem Abschlussbericht festgehalten werden.
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